Politique de confidentialité

Vos livres en disent long sur vous et votre entreprise. Cette politique explique simplement quels renseignements personnels Penny détient, pourquoi, qui peut les voir et quel contrôle vous gardez. Elle respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (modifiée par la Loi 25) et la LPRPDE du Canada.

1. Qui est responsable

ONS inc. (Montréal, Québec) est responsable des renseignements personnels dans Penny. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Martial Hanna (owner). Écrivez à martial.hanna@onsmkt.com pour toute question, demande ou plainte.

2. Ce que nous recueillons

• Votre compte : nom, courriel, langue, mot de passe (conservé uniquement sous une forme brouillée à sens unique que nous ne pouvons pas lire), réglages de connexion en deux étapes.
• Votre entreprise : nom, province, numéros de taxes, exercice financier et les autres paramètres que vous saisissez.
• Vos livres : photos de reçus, renseignements qui en sont extraits, transactions, relevés bancaires et de carte que vous importez ou connectez, feuillets fiscaux et notes. Ils peuvent contenir des renseignements sur d'autres personnes, comme un fournisseur, un sous-traitant ou un client nommé sur un reçu.
• Facturation : votre forfait et l'historique de vos paiements. Les données de carte vont directement à notre fournisseur de paiement; nous ne voyons jamais le numéro complet.
• Sécurité et technique : heures de connexion, adresse IP, type de navigateur et un journal des actions importantes (par exemple un changement de mot de passe ou un téléchargement de données).
• Les messages que vous envoyez à notre soutien.

Nous recueillons seulement ce dont Penny a besoin. Nous ne vous localisons pas, et l'appareil photo de votre téléphone n'est utilisé que lorsque vous choisissez de photographier un reçu.

3. Pourquoi nous les utilisons

• créer votre compte, vous connecter et protéger votre compte;
• lire vos reçus, tenir vos livres et préparer vos rapports et votre trousse de fin d'année;
• facturer votre forfait;
• vous envoyer des messages de service : alertes de sécurité, reçus de paiement, rappels d'échéances et changements importants;
• vous répondre lorsque vous nous écrivez;
• détecter et prévenir la fraude, les abus et les incidents de sécurité;
• respecter nos obligations légales (par exemple conserver les registres de facturation à des fins fiscales).

Nous utilisons vos renseignements uniquement à ces fins, ou à une autre fin si vous y consentez ou si la loi le permet. Nous n'envoyons pas de courriels promotionnels sans votre accord.

4. Ce que nous ne faisons jamais

• vendre ou louer vos renseignements;
• vous montrer de la publicité ou communiquer vos données à des annonceurs;
• utiliser vos reçus ou vos livres pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle;
• établir votre profil ou prendre à votre sujet des décisions automatisées ayant des effets juridiques ou semblables.

5. Lecture automatique

Penny utilise des outils automatisés, dont l'intelligence artificielle, pour lire les reçus et suggérer des catégories et des taxes. Ces suggestions portent sur vos écritures comptables, et non sur des décisions à votre sujet. Vous pouvez les vérifier et les modifier une à une, désactiver le classement automatique dans les Paramètres, ou saisir vos reçus vous-même. Vous pouvez nous demander comment une suggestion a été produite.

6. Qui peut les voir

Dans notre entreprise, seules les personnes qui en ont besoin pour leur travail peuvent accéder aux données des clients, et seulement pour cette raison : par exemple pour régler un problème que vous avez signalé ou enquêter sur un incident de sécurité. Chaque accès aux données d'un client est journalisé. Toutes ces personnes sont tenues à la confidentialité.

Les fournisseurs qui nous aident à faire fonctionner Penny reçoivent seulement ce dont ils ont besoin, en vertu de contrats qui les obligent à protéger ces renseignements et à ne les utiliser que pour nous :

Autres cas : nous pouvons communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige (par exemple une ordonnance d'un tribunal), pour protéger la vie ou la sécurité d'une personne, ou si Penny est vendu ou fusionné, auquel cas l'acquéreur devra respecter cette politique et nous vous en aviserons d'abord. Les personnes que vous invitez dans une entreprise peuvent voir les livres de cette entreprise.

7. Renseignements communiqués à l'extérieur du Québec

Vos livres sont hébergés au États-Unis. Certains fournisseurs du tableau ci-dessus traitent des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant de communiquer un renseignement à l'extérieur du Québec, nous avons évalué s'il bénéficierait d'une protection adéquate, compte tenu de sa sensibilité, de la finalité, des mesures de protection et du régime juridique de l'endroit, et nous avons conclu des ententes écrites qui exigent cette protection. Pour la lecture des reçus, la photo est transmise chiffrée, utilisée uniquement pour nous renvoyer la lecture, n'est pas utilisée pour entraîner des modèles et est supprimée par le fournisseur dans un délai d'environ 30 jours, sauf si elle est retenue pour un examen d'abus. Des renseignements conservés dans un autre pays peuvent être accessibles aux autorités de ce pays selon ses lois. Si vous préférez que vos reçus ne quittent jamais le Canada, désactivez la lecture automatique dans les Paramètres et saisissez-les vous-même.

8. Témoins et technologies semblables

Penny utilise un seul témoin (cookie), nécessaire pour vous garder connecté et protéger vos formulaires. Il identifie seulement votre session. Nous n'utilisons aucun témoin de suivi, de publicité ou d'analyse, ni aucune technologie qui vous localise ou établit votre profil.

9. Comment nous les protégeons

• chiffrement de toutes les communications (HTTPS) et des données conservées;
• mots de passe conservés sous forme brouillée à sens unique, connexion en deux étapes facultative, protection contre les tentatives de deviner les mots de passe;
• chaque entreprise dans sa propre base de données, et vérification à chaque requête que vous faites partie de cette entreprise;
• liens de réinitialisation de mot de passe sécurisés, qui expirent rapidement et ne fonctionnent qu'une fois;
• alertes par courriel pour les changements sensibles à votre compte;
• sauvegardes quotidiennes, chiffrées et conservées au Canada;
• journal des actions importantes et des accès du personnel, revues de sécurité et mises à jour régulières.

10. Durée de conservation

• Vos livres et reçus : tant que votre compte est ouvert. Si vous le fermez, nous les supprimons dans les 90 jours; les sauvegardes expirent dans les 30 jours suivants.
• Comptes inutilisés : si une entreprise demeure impayée ou annulée pendant 12 mois, nous vous avisons au moins 30 jours avant de supprimer ses données.
• Journaux de sécurité : 12 mois.
• Registres de facturation : 6 ans, comme l'exigent les lois fiscales.

Lorsqu'un renseignement n'est plus nécessaire, nous le détruisons de façon sécuritaire ou l'anonymisons conformément à la loi.

11. Vos droits

Vous pouvez, sans frais :

• consulter les renseignements personnels que nous détenons sur vous et savoir comment ils sont utilisés;
• les faire corriger s'ils sont inexacts ou incomplets;
• en obtenir une copie dans un format structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à une autre organisation : Paramètres → Télécharger toutes mes données le fait instantanément;
• retirer votre consentement à une utilisation, et nous demander de cesser de les communiquer ou de les supprimer;
• connaître les renseignements utilisés pour une suggestion automatisée et demander comment elle a été produite;
• porter plainte auprès de nous, puis, si vous n'êtes pas satisfait, auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Écrivez à martial.hanna@onsmkt.com. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité, puis nous répondons dans les 30 jours. Certains droits ont des limites prévues par la loi (par exemple, nous devons conserver les registres de facturation).

12. En cas d'incident

Si un incident de confidentialité survient, nous agissons immédiatement pour diminuer le risque et éviter qu'il se reproduise. S'il présente un risque de préjudice sérieux, nous vous en avisons, ainsi que la Commission d'accès à l'information, avec diligence (et le Commissariat fédéral lorsque c'est requis). Nous tenons un registre de tous les incidents.

13. Âge

Penny s'adresse aux adultes qui exploitent une entreprise. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès de personnes de moins de 18 ans.

14. Gouvernance des renseignements personnels

Voici les règles que nous appliquons dans notre entreprise :

• Rôles. La personne responsable (article 1) approuve nos pratiques de confidentialité, traite les demandes et les plaintes, tient le registre des incidents et forme le personnel. Le personnel et les sous-traitants ne peuvent accéder aux données des clients que pour les raisons prévues à l'article 6, doivent en préserver la confidentialité et sont formés avant d'y avoir accès.
• Confidentialité par défaut. Les nouvelles fonctions offrent d'emblée les paramètres les plus protecteurs. Avant de lancer un projet qui touche des renseignements personnels, ou de communiquer des renseignements à l'extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
• Conservation et destruction. Nous conservons les renseignements seulement pendant les durées prévues à l'article 10, puis les détruisons de façon sécuritaire.
• Plaintes. Écrivez à martial.hanna@onsmkt.com. Nous accusons réception de votre plainte dans les 5 jours ouvrables, l'examinons et vous répondons par écrit dans les 30 jours en expliquant nos constats et les mesures prises. Si vous êtes en désaccord, vous pouvez vous adresser aux autorités nommées à l'article 11.
• Incidents. Nous évaluons chaque incident, faisons les avis décrits à l'article 12 et l'inscrivons à notre registre.

15. Modifications de la politique

Nous publierons toute modification ici avec une nouvelle date. Pour les changements importants, nous vous écrirons avant leur entrée en vigueur. Si un changement implique d'utiliser vos renseignements à une nouvelle fin, nous vous demanderons d'abord votre consentement.